Udostępnianie

                          

Zarządzenie Nr R/Z-8/2017 Rektora UP z dnia 8 marca 2017 r. w sprawie : udostępniania prac doktorskich i dyplomowych.

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w Archiwum Uczelni.

          § 35

1. Dokumentację w postaci papierowej i ze składu informatycznych nośników danych udostępnia się:

• na miejscu lub
• przez jej wypożyczenie, z zastrzeżeniem § 37 lub
• w formie kopii tej dokumentacji, w tym kopii uwierzytelnionych lub
• poprzez przekazanie informacji o treści zawartej w dokumentacji.

2. Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w Archiwum Uczelni do czasu zwrotu dokumentacji.
3. Oryginały dokumentacji mogą być wypożyczone na zewnątrz jedynie na podstawie pisemnej zgody rektora.
4. Wypożyczenie dokumentacji dla celów służbowych jednostkom kontrolnym, jednostkom wymiaru sprawiedliwości, organom ścigania oraz innym instytucjom następuje na podstawie odpowiedniego upoważnienia do kontroli lub pisemnego wniosku zainteresowanej instytucji zaaprobowanego przez rektora lub osobę przez niego upoważnioną.
5. Wyszukiwaniem dokumentacji w magazynach archiwalnych w celu jej udostępnienia zajmują się wyłącznie pracownicy Archiwum Uczelni.

• § 36

Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputera z dostępem do systemu EZD albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych.

• § 37

Nie wolno wypożyczać poza Archiwum Uczelni dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia, dokumentacji zastrzeżonej przez przekazującą ją jednostkę organizacyjną oraz środków ewidencyjnych Archiwum Uczelni, w tym ewidencji zasobu historycznego.

• § 38

1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w Archiwum Uczelni odbywa się na podstawie wniosku lub karty udostępnienia zawierających:

• datę;
• nazwę wnioskującego;
• wskazanie dokumentacji, będącej przedmiotem wniosku o udostępnienie, poprzez zamieszczenie co najmniej:

1. informacji o nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
2. symbolu i hasła klasyfikacyjnego z JRWA,
3. dat skrajnych dokumentacji;

• informację o sposobie udostępnienia;
• imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
• w przypadku osób spoza Uczelni:

1. cel udostępnienia,
3. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Uczelni jest wymagana zgoda kierownika jednostki, które dokumentację wytworzyły i zgromadziły lub przekazały do Archiwum Uczelni. Na udostępnienie dokumentacji zlikwidowanej jednostki organizacyjnej zgodę wyraża kierownik jednostki organizacyjnej, w której zakresie działania są zadania zlikwidowanej jednostki. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje rektor.
4. Kierownik jednostki odpowiedzialny za wyrażenie zgody, o której mowa w ust. 2 może udzielić stałą pisemną zgodę na udostępnianie wybranym pracownikom określonych grup dokumentacji.
5. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Uczelni jest wymagane zezwolenie na mocy upoważnienia rektora od kierownika Archiwum Uczelni, na podstawie przedstawionego wniosku, w którym należy określić cel i zakres poszukiwań, o których mowa w 38 ust. 1. Od decyzji odmownej zainteresowanemu przysługuje odwołanie do właściwego rzeczowo prorektora.
6. Udostępnianie dokumentacji dla innych celów (w tym naukowych) może nastąpić wyłącznie na terenie Archiwum Uczelni i pod nadzorem pracowników Archiwum Uczelni zgodnie z regulaminem udostępniania dokumentacji.
7. Udostępnia się całe teczki aktowe. Nie wolno udostępniać pojedynczych akt wyjętych z teczek.

• § 39

1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.
2. Niedopuszczalne jest:

• wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;
• przekazywanie dokumentacji innym osobom, podmiotom, jednostkom lub komórkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;
• nanoszenie na dokumentacji adnotacji i uwag.
• § 40

1. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.
2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia udostępnionej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza w szczególności następujące informacje:

• datę sporządzenia,
• imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację,
• opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.

3. Na podstawie protokołu rektor zarządza postępowanie wyjaśniające.

• § 41

Archiwista odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza Archiwum Uczelni – także daty zwrotu do Archiwum Uczelni.